Un fichier Excel bien conçu présente de nombreux avantages pour la gestion des plannings, en particulier pour les petites structures ou les équipes qui souhaitent éviter des coûts supplémentaires liés aux logiciels payants. Excel est un outil familier pour beaucoup et donc qui leur est accessible. Facilement personnalisables vous pouvez ajouter à un modèle colonnes et les lignes spécifiques à votre entreprise.
Nous vous proposons un modèle de planning Excel à télécharger ici. Grâce à ce fichier Excel, vous pouvez planifier les horaires de chaque employé en distinguant les horaires du matin de ceux de après midi avec un cumul du temps de travail par jour et par semaine. Ce fichier automatise également le calcul des heures supplémentaires et complémentaires avec une distinction automatique des temps partiels et temps complets. Vous pourrez adapter le fichier en fonction des besoins spécifiques de votre structure.
Les limites d’Excel et les avantages d’un logiciel de gestion de temps.
Si Excel peut être un bon outil de départ, il présente nombreuses limites. Outre l’adaptation automatique aux dispositions relatives à la convention collective applicable à l’entreprise (calcul des temps de pause, durée de travail maxi etc.), l’affichage des alertes juridiques, la gestion des jours fériés, les rotations de planning automatiques etc. un logiciel de gestion de plannings peut apporter de nombreuses facilités.
1. Une application mobile pour les salariés
Les employés accédent à leur emploi du temps directement depuis leur mobile, vérifient leurs horaires en temps réel, sont notifiés des changements de planning. Cela permet une meilleure communication et réduit les erreurs d’information.
2. Signature des feuilles de temps, absences et acomptes
Avec un logiciel professionnel, les feuilles de temps peuvent être validées électroniquement. Il est aussi possible de gérer les demandes de congés, d’absences et acomptes. Ces fonctionnalités automatisées simplifient considérablement le travail administratif.
3. Export de Paie automatisé
Avec le calcul automatique des variables de paie et en validant les absences, acomptes, planning, feuilles de temps à partir du salarié et sans ressaisie jusqu’à l’export de paie, les erreurs sont évitées tout en transmettant les données de paie à l’expert comptable en quelques clics.
4. Création et Gestion de Contrats
Certains logiciels comme Lavido intègrent également un éditeur de contrats de travail personnalisés, afin de générer des contrats de travail adaptés à l’entreprise et conforme aux informations saisies sur la fiche du salarié en quelques secondes.
5. Une base documentaire
Enfin, les logiciels de gestion de planning peuvent inclure des fonctionnalités annexes comme une base documentaire accessible pour les employés et l’équipe RH. Cela facilite l’accès aux documents importants et à jour, et aide les salariés à trouver les informations dont ils ont besoin sans passer par le service RH.
« Lavido est un très bel outil de gestion qui me fait gagner beaucoup de temps et que mes salariés apprécient »
Voici donc quelques exemples de fonctionnalités intégrées qu’un Logiciel comme Lavido permet au delà d’un simple planning. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions, désirez découvrir toutes les possibilités de Lavido.
