Les difficultés de la construction d’un planning d’entreprise et 5 solutions pour les surmonter
La planification d’entreprise est essentielle pour garantir une gestion efficace des ressources humaines et matérielles. Cependant, construire un planning reste un défi, en particulier lorsque l’on prend en compte des facteurs tels que les imprévus, les contraintes légales et la gestion des ressources. Par ailleurs il faut considérer d’autres enjeux sous-jacents comme la gestion de la paie, des absences et des acomptes, des aspects étroitement liés aux process de gestion du personnel en général. Dans cet article, nous passerons en revue les difficultés de la planification d’entreprise ainsi que cinq solutions concrètes pour les contourner.
Les principales difficultés de la construction d’un planning d’entreprise
1. La variabilité des ressources humaines
Gérer la disponibilité du personnel est une difficulté majeure. Entre les congés, les absences imprévues et les ajustements de dernière minute, il peut être complexe de répartir équitablement les tâches. De plus les demandes de plus en plus courantes des employés pour des horaires flexibles, télétravail, nécessitent une approche de la planification plus individuelle voir spécifique donc plus complexe à manager. Cela peut créer des tensions et le risque est d’aboutir à des erreurs de gestion qui, en plus de perturber l’organisation, peuvent entraîner des litiges, notamment aux Prud’hommes si les droits des salariés ne sont pas respectés.
2. La facilité d’établir la paie et la gestion des acomptes et absences
La gestion de la paie est directement influencée par la planification du personnel. Si un planning n’intègre pas correctement les absences, les heures supplémentaires ou les spécificités de la convention collective cela peut compliquer l’établissement des bulletins de paie. Outre la perte de temps, l’utilisation de systèmes manuels ou déconnectés du processus de planification peut entraîner des erreurs, telles que des paies incorrectes ou des délais dans les acomptes. Cela peut provoquer un mécontentement des employés et des tensions internes.
3. Les changements imprévus
Même avec un planning rigoureux, des changements de dernière minute sont inévitables. Une urgence, un pic de demande ou une absence inattendue peuvent forcer les managers à réorganiser les équipes. Toutefois, la multiplication des changements sans communication claire peut affecter la motivation des équipes et, dans certains cas, entraîner des plaintes, voire des litiges, si les ajustements ne respectent pas les droits du personnel.
4. Le manque de coordination interservices
La mauvaise communication entre les différents services (production, ventes, logistique, etc.) est une autre difficulté récurrente. Si un département tarde à transmettre une information, cela peut entraîner des retards ou des incohérences dans le planning global. Cela complique aussi la gestion des équipes, créant un décalage entre les besoins en personnel et les réalités terrain.
5. Le risque juridique lié aux Prud’hommes
Enfin, l’un des aspects les plus critiques de la planification d’entreprise est le risque juridique. Une mauvaise gestion des horaires, des absences ou des heures supplémentaires peut aboutir à des litiges. Un employé à qui l’on refuse des congés prévus ou qui effectue des heures supplémentaires sans compensation pourrait intenter une action en justice. Un risque d’autant plus élevé si l’entreprise ne respecte pas les conventions collectives ou les contrats de travail, ce qui peut déboucher sur des contentieux devant les Prud’hommes.
Ci-dessous quelques idées pour palier ces problématiques basées sur les fonctionnalités intégrées à Lavido.
5 idées pour réaliser facilement un planning d’entreprise
1. Utiliser des outils de planification performants et intégrés
Il est crucial d’utiliser des outils de planification modernes qui intègrent non seulement la gestion des horaires, mais aussi celle des paies, des acomptes et des absences. Des logiciels comme Lavido permettent de boucler le processus de gestion du personnel du contrat de travail jusqu’à la paie réduisant le temps passé sur la gestion administrative, limitant les risques d’erreurs, les risques juridiques et en assurant une communication avec les salariés, qu’ils soient payés correctement et dans les délais.
2. Adopter une méthode de planification flexible et conforme au droit
L’agilité dans la planification est essentielle pour répondre aux imprévus, mais elle doit se faire dans le respect du droit du travail. Le logiciel de planning doit calculer et informer immédiatement des non conformités liées aux contraintes des temps de travail maximum, de repos, de pause obligatoire etc. afin de respecter strictement les obligations légales. Aussi d’un point de vue plus comptable indiquer le nombre d’heures consommées pour une planification adaptée à la charge et tendre vers une organisation plus efficiente en termes de ressource.
3. Simplifier la gestion des paies, absences et acomptes
L’un des moyens les plus efficaces de contourner les difficultés liées à la gestion des salaires est d’utiliser des logiciels de paie qui s’intègrent avec les plannings de travail. Des outils comme Lavido automatisent le calcul des heures supplémentaires, intègrent les absences (congés, maladies) et gèrent les acomptes sur salaire en temps réel. Non seulement cela assure une rémunération précise et rapide, mais cela libère également du temps pour les responsables des ressources humaines, qui peuvent se concentrer sur d’autres tâches stratégiques.
4. Prévoir des scénarios d’urgence dans la planification
Il est possible de créer des modèles de planning en fonction des scenarios ou des aléas les plus courants. En créant des scénarios d’urgence et en définissant des plans B pour des absences imprévues ou des fluctuations de la demande, l’entreprise peut rapidement réagir tout en étant assuré de la conformité des plannings. Aussi une application pour le salarié permet de transmettre presque instantanément les changements de planning sans avoir à utiliser des moyens de communication tiers (téléphone, mail, sms) couteux en temps.
5. Former les managers à la gestion des plannings et au respect du cadre juridique
Il est essentiel que les managers soient bien formés à la gestion des plannings, en particulier sur les aspects légaux. Ils doivent être informés des conséquences juridiques de mauvaises décisions, comme le dépassement des maximum légaux, imposer la réalisation d’heures supplémentaires non rémunérées ou la modification d’horaires sans préavis. Des formations régulières sur la législation sociale et les outils de planification peuvent grandement réduire les risques de contentieux et améliorer l’efficacité générale de la gestion des équipes.
La construction d’un planning d’entreprise est un exercice complexe qui demande de jongler entre plusieurs contraintes : ressources humaines, respect des droits du travail, gestion des imprévus. Lavido est un logiciel qui intègre la gestion des plannings et de la paie permettant non seulement de gagner du temps, mais aussi de limiter les erreurs qui pourraient entraîner des litiges devant les Prud’hommes. En combinant flexibilité, anticipation et rigueur, il est possible de surmonter ces défis et d’assurer une organisation fluide et respectueuse du cadre juridique.
