Conditions Générales de Vente et d’Utilisation

Dernière mise à jour 8 juin 2022

Les présentes conditions générales s’appliquent entre la société Lavido, société par actions simplifiée au capital de 20 000,00 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nîmes sous le numéro B 850 074 550, ayant son siège social ZA Lou Crès II – 30140 Boisset-et-Gaujac, et le client (ci-après dénommé le « Client »), ayant souscrit un contrat de prestation de services (ci-après dénommé le « Contrat d’Abonnement»). Lavido et le Client sont ensemble ci-après dénommés les « Parties ».

PREAMBULE

Lavido commercialise des Solutions Applicatives destinées à la gestion du personnel qu’elle a conçues et développées en mode SaaS (Software as a Service) c’est-à-dire, des services d’entreprise loués en ligne.

Ils sont accessibles à distance selon le mode SaaS, et rendent dans ce cadre des prestations de service, notamment d’hébergement et de gestion des Données des clients des utilisateurs de ces Solutions Applicatives.

Le Client souhaite utiliser certains des services SaaS proposés par Lavido pour l’exercice de son activité professionnelle.

Lavido, dans le cadre de son devoir d’information et de conseil, a présenté ses services de manière détaillée au client, au cours d’une démonstration et/ou d’une présentation commerciale documentée. En conséquence, le Client reconnaît et déclare :

  • avoir reçu l’ensemble des prérequis nécessaires à l’installation et l’utilisation fonctionnelle et technique des Services ;
  • avoir eu le temps de consulter la documentation qui lui a été adressée et avoir compris la présentation qui lui a été faite des solutions Lavido de telle sorte qu’il s’engage en toute connaissance de cause ;
  • avoir pris le temps nécessaire et disposer des compétences requises pour apprécier la pertinence de l’utilisation des services Lavido conformément à ses besoins.

Le Client peut, préalablement à l’acceptation du Contrat, demander à Lavido toute information complémentaire et/ou d’assister à une démonstration supplémentaire du Service, à défaut de quoi, le Client reconnaît avoir été suffisamment informé.

Après s’être assuré de l’adéquation des services proposés par Lavido avec ses besoins et contraintes, le Client a décidé d’y souscrire un contrat d’abonnement aux Services selon les termes et conditions du Contrat, composé d’un Contrat d’abonnement précisant le Périmètre des Services ainsi que des présentes conditions générales.

SOMMAIRE

  1. DÉFINITIONS 
  2. OBJET 
  3. DOCUMENTS 
  4. MISE EN ŒUVRE 
  5. ACCÈS AUX SERVICES 
  6. DESCRIPTION DES SERVICES 
  7. DURÉE 
  8. PRIX ET MODALITES DE PAIEMENT 
  9. EVOLUTION DU SERVICE 
  10. PROPRIÉTÉ 
  11. CONFIDENTIALITÉ 
  12. OBLIGATIONS 
  13. RESPONSABILITÉ 
  14. ASSURANCE 
  15. DONNÉES CLIENT 
  16. DIVERS 
  17. DROIT APPLICABLE 

ANNEXE

Sous-traitance des données personnelles

  1. OBJET 
  2. DESCRIPTION DU TRAITEMENT FAISANT L’OBJET DE LA SOUS-TRAITANCE 
  3. DURÉE DU CONTRAT 
  4. OBLIGATIONS DU SOUS-TRAITANT VIS-À-VIS DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT 
  5. OBLIGATIONS DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT VIS-À-VIS DU SOUS-TRAITANT 

DÉFINITIONS

  • Administrateur : Interlocuteur unique désigné par le Client sous sa responsabilité. Il est autorisé à accéder à tous les Contenus du Client ainsi qu’à les modifier via un Compte Administrateur lui étant propre. Il centralise les signalements d’Anomalies et répond aux questions posées par Lavido.
  • Anomalie : désigne un dysfonctionnement ou une indisponibilité du Service, non imputable à une cause étrangère ou une mauvaise utilisation par le Client.
  • Compte(s) : Accès personnel aux Solutions Applicatives par un Utilisateur pour l’utilisation des Services.
  • Contenus ou Données : Désignent les informations, publications et, de manière générale, les renseignements (y compris les éléments personnels) du Client intégrés par ce dernier dans les Solutions Applicatives, propriété du Client
  • Contrat : Engagement créant des obligations entre les parties signataires et composé du Contrat d’Abonnement et des présentes conditions générales selon la hiérarchie précisée à l’article 3.1 ci-après.
  • Contrat d’Abonnement : Conditions particulières du Contrat détaillant les termes contractuels spécifiques des Services souscrits par le Client.
  • Date de Mise en Service ou Date de Début d’Abonnement : Date de livraison du Compte du Client à l’issue du Paramétrage mentionnée dans le Contrat d’Abonnement à titre indicatif.
  • Durée Initiale : la Durée initiale du Contrat est de 12 mois pour toute souscription avec engagement d’un an. Elle est indéterminée pour toute souscription sans engagement.
  • Internet : Désigne l’ensemble de réseaux interconnectés, lesquels sont localisés dans toutes les régions du monde
  • Jours et Heures Ouvrées : Lundi au vendredi hors jours fériés, de 9h00 à 12h00 et 14h00 à 18h00.
  • Migration, Paramétrage : Intégration par Lavido des Données relatives au Client et ses Utilisateurs et de tout autres Contenus transmis par le Client afin de paramétrer les Comptes associés préalablement à l’utilisation des Services par le Client.
  • Mise en Service : Désigne l’activation du Service par Lavido à l’issue du Paramétrage.
  • Périmètre des Services : Services souscrits par le Client dans le cadre du Contrat. Le Périmètre des Services est précisé dans le Contrat d’Abonnement.
  • Prérequis Techniques : Désigne la dernière version de la liste des caractéristiques des matériels et dispositifs informatiques préconisés par Lavido et devant être mis en œuvre et respectés par le Client pour accéder et utiliser le Service.
  • Prix d’Abonnement ou Prix Facturé : Prix mensuel facturé ou facturable tenant compte des éventuelles évolutions du nombre d’Utilisateurs du Client, des Services et options supplémentaires souscrits, des Prix de Services au cours du mois facturé.
  • Prix des Services : Se calcule au jour de la conclusion du Contrat en tenant compte des tarifs des Services, du nombre d’entités (SIRET) et du nombre d’Utilisateur du Client concernés à cette date.
  • RGPD : désigne le Règlement Européen UE 2016/679 sur la Protection des Données personnelles du 27 avril 2016 abrogeant la directive 95/46/CE.
  • SaaS : désigne un service applicatif en ligne (Software as a Service).
  • Services : Ensemble des Solutions Applicatives et prestations mises à disposition du Client par Lavido dans le cadre du Contrat conformément au Périmètre des Services.
  • Service Client : Désigne les prestations d’assistance dans l’utilisation des Solutions Applicatives.
  • Solutions Applicatives : Désigne les logiciels édités par Lavido ainsi que les services proposés en mode SaaS par Lavido.
  • Utilisateur(s) : Personnes détenant un Compte par lequel le Client, sous sa responsabilité, a donné un accès aux Solutions Applicatives. Ces personnes sont membres du personnel du Client (salarié ou pas) ou externes susceptibles d’intervenir dans la gestion RH (experts-comptables, RH externes, par exemple).

OBJET

Les présentes conditions générales ont pour objet de définir les termes et conditions applicables aux Services fournis par Lavido au Client dans le cadre du Contrat et décrits à l’article 6 des présentes conditions générales.

Lavido consent au Client, qui accepte :

  • un droit d’accès aux serveurs de Lavido dans les conditions définies ci-après ;
  • un droit d’utilisation finale des Solutions Applicatives ;
  • un ensemble de services ci-après définis, notamment d’hébergement des Données, de maintenance des Solutions Applicatives, d’assistance technique.

DOCUMENTS

Hiérarchie contractuelle, force du Contrat

Le Contrat formé entre Lavido et le Client se compose par ordre de priorité des documents suivants :

  • le Contrat d’Abonnement et ses éventuelles annexes et avenants ;
  • les présentes conditions générales.

En cas de contradiction entre une et/ou plusieurs dispositions figurant dans l’un quelconque de ces documents, le document de rang supérieur prévaudra.

Les Parties conviennent qu’aucune annotation manuscrite ajoutée par le Client n’aura de valeur, à moins d’être expressément acceptée par Lavido.

Le Client reconnaît que l’acceptation du présent Contrat a pour conséquence de rendre nulle l’application de ses conditions générales d’achat, sauf dérogation expresse et écrite de Lavido.

Il est formellement convenu entre les Parties que toute tolérance ou renonciation d’une des Parties, dans l’application de tout ou partie des engagements prévus au Contrat, quelles que puissent en être la fréquence et la durée, ne saurait valoir modification du Contrat, ni être susceptible de créer un droit quelconque.

Acceptation et évolution des présentes conditions générales

Le Client est réputé avoir pris connaissance de l’intégralité du Contrat et en avoir dûment accepté les termes, ce sans réserve, lors de sa signature.

Les Parties reconnaissent que l’acceptation du Contrat par voie électronique a entre les Parties la même valeur probante qu’un accord sur support papier.

Lavido se réserve la possibilité de modifier unilatéralement les présentes conditions générales. Ces modifications seront opposables au Client après avoir été publiées par quelque moyen que ce soit.

Toute modification substantielle des conditions générales sera communiquée au Client dans un délai de trente (30) jours calendaires avant leur prise d’effet. En cas de refus des nouvelles conditions générales, le Client reste libre de résilier son Contrat dans les conditions de l’article 7.3.

MISE EN ŒUVRE 

Prérequis

Prérequis techniques

Pour d’utiliser les solutions Lavido, le Client doit disposer d’un matériel informatique adéquat, et d’une connexion Internet de qualité suffisante.

Les Prérequis Techniques sont susceptibles d’évolution et la dernière version à jour est accessible à tout moment sur le site internet de Lavido. Il est de la responsabilité du Client de les consulter et de s’y conformer pour pouvoir accéder aux Services.

Le Client reconnaît qu’il devra mettre à jour ses systèmes d’exploitation et navigateurs internet afin de pouvoir utiliser pleinement les Solutions Applicatives.

Prérequis pour l’accès et l’identification

Le Client devra veiller à ce que chaque Utilisateur assure la sécurité de son Compte Utilisateur, ce qui suppose qu’il impose des règles en matière d’accès et d’identification, ce notamment s’agissant de la mise en œuvre de mots de passe uniques, personnels, robustes et conservés de manière strictement confidentielle.

Le Client reconnaît que la responsabilité de Lavido ne pourra être engagée en cas d’accès frauduleux aux Solutions Applicatives et aux Services en raison d’un défaut ou d’une faille de sécurité résultant d’une imprudence, erreur ou omission des Utilisateurs ou du Client lui-même.

Migration, Paramétrage

La Migration permet au Client de bénéficier d’un Paramétrage de son Compte avant la première utilisation des Services.

Le Client reconnaît que la Migration de Compte s’effectue par Lavido avec le concours du Client qui s’engage à fournir à Lavido l’ensemble des Contenus demandés par Lavido et conformément aux délais qui lui auront été indiqués, étant précisé que ces Contenus doivent être exacts, à jour et complet.

En conséquence, le Client reconnaît que la Date de Mise en Service est renseignée à titre indicatif et que Lavido n’engagera pas sa responsabilité en cas de dépassement raisonnable de la Date de Mise en Service ou dans tous les cas où le dépassement serait imputable au Client.

Ce Paramétrage et la formation à destination de l’Administrateur du Client seront facturés selon le prix et les conditions de facturations précisées dans le Contrat d’Abonnement.

Mise en service

La Mise en Service des Comptes débute lorsque le Client est informé par Lavido, par tous moyens, de la finalisation du Paramétrage.

En conséquence, le Client reconnaît et accepte qu’il ne pourra utiliser les Services qu’à compter de la date effective de Mise en Service.

ACCÈS AUX SERVICES

L’accès aux Solutions Applicatives s’effectue au moyen d’une connexion Internet sécurisée TLS (https). L’accès est sécurisé par login/mot de passe, défini par les Utilisateurs du Client. 

Lavido s’efforcera de fournir un accès permanent aux Solutions Applicatives :

  • 24 heures sur 24, 
  • 7 jours sur 7,
  • y compris les dimanches et jours fériés.

Sauf période d’indisponibilité :

  • pour maintenance telle que détaillée à l’article 6.2.2, 
  • en cas de suspension des Services prévue à l’article 8.3. et 12.2. 
  • ou en cas d’indisponibilité causée par des circonstances extérieures à Lavido
    • les cas de Force Majeure tels que décrits à l’article 16.1 
    • ou les défaillances ou retards des fournisseurs de services Internet.

Le Client est averti et accepte les aléas techniques inhérents à l’Internet, et les interruptions d’accès qui peuvent en résulter. En conséquence, Lavido ne sera en aucun cas tenu responsable des éventuelles indisponibilités ou ralentissements des Solutions Applicatives. Le Client reconnaît que Lavido n’est pas en mesure de garantir la continuité des Solutions Applicatives, exécutées à distance via Internet. 

Lavido ne pourra être tenu responsable de l’impact éventuel de cette indisponibilité sur les activités du Client.

DESCRIPTION DES SERVICES

Lavido met à disposition du Client des Solutions Applicatives accessibles en mode SaaS (Software as a Service) sur son serveur par le biais du réseau Internet.

Dans les conditions de l’article 6.1, Lavido consent au Client le droit d’utiliser les Solutions Applicatives selon le Périmètre des Services sélectionnés par le Client et détaillé dans le Contrat d’Abonnement.

Lavido assure l’hébergement des Données, la maintenance et la sécurité des Solutions Applicatives détaillé à l’article 6.2.

Dans le cadre du Contrat le Client bénéficiera d’une assistance détaillée article 6.3.

En sus de la fourniture des Services, le Client bénéficiera d’un Paramétrage de son Compte, tel que détaillé à l’Article 4.2., avant l’utilisation des Services. Toute demande d’intervention à l’initiative du le Client et non mentionnée dans le Contrat d’Abonnement sera facturée sur la base du tarif en vigueur dans le cadre des prestations spécifiques.

Lavido se réserve la possibilité de faire évoluer à tout moment le contenu des Services et de ses offres, sans que ces évolutions n’ouvrent un quelconque droit à compensation, indemnisation ou réparation pour le Client.

Licence d’utilisation

En contrepartie du paiement du Prix d’Abonnement, Lavido concède au Client un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’utilisation des Solutions Applicatives pendant toute la durée du Contrat d’Abonnement, en fonction du nombre d’Utilisateur du Client.

Le Client ne pourra utiliser les Solutions Applicatives que dans la limite du Périmètre des Services et pour ses seuls besoins internes professionnels, à l’exclusion de toute autre finalité.

Le droit d’utilisation s’entend du droit de représenter et de mettre en œuvre les Solutions Applicatives conformément à leur destination, en mode SaaS via une connexion Internet.

Le Client ne pourra en aucun cas mettre les Solutions Applicatives à disposition d’un tiers n’étant pas Utilisateur ou Administrateur et s’interdit strictement toute autre utilisation, en particulier toute adaptation, modification, traduction, arrangement, diffusion, décompilation, sans que cette liste ne soit limitative.

Le Client s’engage à ne pas modifier, décompiler, désassembler, identifier le code source, fusionner ou combiner ledit code avec un autre logiciel, copier, reproduire, transcoder, adapter ou modifier un quelconque des logiciels, à l’exception de ce qui est expressément autorisé par l’article L122-6-1 du Code de la Propriété Intellectuelle.

De même, le Client se porte garant de l’utilisation conforme des Solutions Applicatives par ses Utilisateurs.

Le présent Contrat n’emporte aucune cession de droits de propriété intellectuelle attachés à tout ou partie des Solutions Applicatives qui demeurent la propriété exclusive de Lavido ou de ses donneurs de licence.

Hébergement, maintenance et sécurité

Hébergement

Les Solutions Applicatives et les Données sont hébergées sur les serveurs d’OVH en France et administrées par Lavido.

Maintenance

Pendant la durée du Contrat, Lavido s’engage à prendre en charge sans frais supplémentaire la maintenance corrective et évolutive des Solutions Applicatives.

Concernant la maintenance corrective :

Une prestation de support par téléphone permettant de traiter les Anomalies est disponible les Jours et Heures Ouvrés.

Les signalements d’Anomalie doivent être confirmés par e-mail à Lavido sans délai. Lavido procède au diagnostic de l’Anomalie et met ensuite en œuvre sa correction :

  • En cas d’Anomalie bloquante, Lavido s’efforce de corriger l’Anomalie bloquante dans les meilleurs délais en proposant le cas échéant une solution de contournement.
  • En cas d’Anomalie mineure, Lavido propose la correction de l’Anomalie mineure dans une nouvelle version des Solutions Applicatives qui sera livrée dans le cadre de la maintenance évolutive.

Lavido n’est pas responsable de la maintenance dans les cas suivants :

  • refus du Client de collaborer avec Lavido dans la résolution des Anomalies et notamment de répondre aux questions et demandes de renseignements ;
  • utilisation des Solutions Applicatives de manière non conforme à leur destination ou à leur documentation ;
  • modification non autorisée des Solutions Applicatives par le Client, un Utilisateur ou un tiers ;
  • manquement du Client ou des Utilisateurs à ses/leurs obligations au titre du Contrat ;
  • implantation de tous progiciels, logiciels ou système d’exploitation non compatibles avec les Solutions Applicatives ;
  • défaillance des réseaux de communication électronique ;
  • acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage ;
  • détérioration due à un cas de force majeure ou à une mauvaise utilisation des solutions Applicatives.

Concernant la maintenance évolutive :

Dans le cadre de l’amélioration continue des Solutions Applicatives, Lavido est susceptible de procéder à l’installation de mises à jour ou de nouvelles versions.

Le Client reconnaît être informé par les présentes conditions générales que les interventions relatives à ce service peuvent rendre le service momentanément indisponible. Lavido fera ses meilleurs efforts pour effectuer hors Jours et Heures Ouvrées les activités de maintenance donnant lieu à une interruption de service.

Lavido s’engage à ce que les périodes d’indisponibilité programmées de plus d’une heure qui interviendraient Jours et Heure Ouvrées n’aient lieu qu’après un délai de prévenance d’une semaine calendaire.

Sécurité

Lavido s’engage à mettre en œuvre les moyens techniques conformes à l’état de l’art pour assurer la sécurité physique et logique des serveurs et réseaux qui sont sous sa responsabilité et son contrôle. Dès qu’elle en a connaissance, chacune des Parties signalera dans les meilleurs délais à l’autre Partie tout fait susceptible de constituer une atteinte à la sécurité physique ou logique de l’environnement de l’autre Partie (tentative d’intrusion par exemple).

Assistance

L’objet de l’Assistance utilisateur est de fournir au Client une aide à l’utilisation des Solutions Applicatives, de lui apporter tous les conseils nécessaires à une bonne utilisation ou encore de l’aider à identifier et à résoudre les cas de mise en application. L’Assistance utilisateur permet de poser toute question concernant des difficultés rencontrées lors de l’utilisation du service.

L’Assistance par téléphone est disponible les Jours et Heures Ouvrées, les modalités de contacts sont disponibles sur la page « support » de notre site internet https://lavido.fr/.

De façon à éviter qu’un même problème donne lieu à plusieurs appels, ce qui aurait pour effet d’encombrer inutilement les lignes du service et pour éviter que les Utilisateurs du Client ne soient facturés, le client désignera une personne habilitée à saisir le service d’assistance et au besoin une personne remplaçante. Cette personne est renseignée dans le contrat d’abonnement sous le nom de Responsable administrateur. Lavido se réserve le droit de ne pas répondre à toute personne autre que celle(s) désignée(s).

Les Parties conviennent que Lavido ne fournira pas d’assistance par le Service Client en cas de demande étrangère à son champ de compétences, notamment en cas de demande :

  • ne portant pas sur le contenu et l’utilisation des Solutions Applicatives et leurs fonctionnalités ;
  • portant sur des tâches liées à l’administration courante des Comptes salariés et Administrateurs (notamment la création de nouveaux Comptes salariés) ;
  • contraire aux dispositions légales en vigueur ou au Contrat.

DURÉE

Durée

Le Contrat prendra effet à compter de sa signature par le Client pour la durée précisée dans le Contrat d’Abonnement.

La Date de Début d’Abonnement est la Date de Mise en service.

A l’issue de la Durée Initiale, le Contrat se renouvellera ensuite tacitement, de plein droit et indéfiniment, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des Parties en suivant la procédure détaillée à l’article 7.3.

Rétractation

Le Client est informé que conformément à l’article L221-3 du Code de la consommation, il est susceptible de disposer d’un droit de rétractation à condition que soient réunies les trois conditions suivantes :

  • le Contrat a été conclu hors établissement ;
  • l’objet du Contrat n’entre pas dans le champ de l’activité principale du Client ;
  • le Client embauche un nombre de collaborateurs inférieur ou égal à cinq.

En conséquence, dans l’hypothèse où les conditions cumulatives prévues par l’article susvisé seraient remplies par le Client, ce-dernier pourra notifier à Lavido, par lettre recommandé avec accusé de réception, sa volonté de se prévaloir de son droit de rétractation dans un délai de quatorze (14) jours à compter de la date de conclusion du Contrat.

Résiliation

Par le Client

Sauf accord contraire, le client peut résilier le Contrat à tout moment après la fin de la Durée Initiale, avec un préavis technique de vingt-cinq (25) jours, sans justification, sans indemnité. Le client devra notifier sa résiliation par courrier avec Accusé de Réception à la société LAVIDO, ZA Lou Crès II, 30340 Boisset-et-Gaujac. La résiliation prendra effet le 1er du mois suivant la réception du courrier de résiliation après les vingt-cinq (25) jours du délai de préavis technique. 

Par Lavido

Lavido peut résilier le Contrat à tout moment, sans préavis, ni indemnité, si le client utilise le service à des fins illicites ou illégales ou s’il porte atteinte au bon fonctionnement du service ou aux droits de Lavido, notamment ses droits de propriété intellectuelle. 

Lavido pourra résilier le Contrat si le compte du client est suspendu pour défaut de paiement du prix en notifiant sa volonté de résilier par courrier recommandé avec avis de réception si dans les trente (30) jours de la mise en demeure la situation n’a pas été régularisée et les intérêts, frais et pénalités réglés.

Effet de la résiliation

En cas de résiliation du Contrat, qu’elle qu’en soit la cause, toutes les sommes dues par le Client à Lavido à la date de prise d’effet de la résiliation devront lui être réglées et la résiliation ne donnera lieu à aucun remboursement des sommes payées à Lavido par le Client dans le cadre de l’exécution du Contrat.

A la date d’effet de la résiliation, la fourniture des Services et l’accès aux Solutions Applicatives seront interrompus.

En cas de résiliation du Contrat, Lavido s’engage à mettre en œuvre la restitution des Données du Client conformément à l’article 11 des présentes et à l’annexe RGPD signée avec le Client au titre du rapport de responsable de traitement à sous-traitant qui les lie.

Fin de contrat et réversibilité

En cas de cessation des relations contractuelles pour quelque cause que ce soit, Lavido pourra, à la demande du Client, restituer l’ensemble des Données et informations relatives au Client. Lavido fera ses meilleurs efforts pour restituer les Données et informations dans les meilleurs délais.

La demande du Client doit être faite dans un délai n’excédant pas trente (30) jours calendaires à compter de la fin du Contrat pour quelques raisons que ce soit.

L’ensemble des Données et informations du Client seront mises à disposition du Client sous la forme d’un téléchargement ou, si le volume est trop important, par envoi d’un support externe.

Lavido pourra établir un devis en cas de demande particulière du Client engendrant des frais supplémentaires dans le cadre de la transférabilité de ses Données et informations (par exemple une conversion dans un format complexe).

A défaut de demande de restitution dans un délai de soixante (60) jours suivant le terme du Contrat ou sa cessation pour quelque cause que ce soit, les Contenus du Client subiront un processus d’effacement destiné à les rendre inutilisables, à moins que le droit de l’Union Européenne ou le droit français n’exige la conservation de certaines données à caractère personnel.

PRIX ET MODALITES DE PAIEMENT

Prix

Tous les prix sont établis hors TVA et autres taxes, impôts, droits ou prestations payables par le Client en application de la réglementation en vigueur à la date d’émission de la facture de Lavido qui resteront à la charge exclusive du Client.

Prix d’Abonnement

La tarification et le paiement des différentes prestations interviendront selon les modalités définies dans le contrat d’abonnement signé par le Client.

Prix du Paramétrage et Formation

Le prix du Paramétrage et de la Formation de l’Administrateur Client est indiqué dans le Contrat d’Abonnement.

Evolution des prix

Le Client reconnaît que Lavido se réserve le droit de faire évoluer au cours de la relation contractuelle tout ou partie des composantes du Prix des Services en raison notamment des évolutions des fonctionnalités.

Dans cette hypothèse, la nouvelle politique de prix sera notifiée au Client par tous moyens et s’appliquera aux Services fournis à compter du mois calendaire suivant la notification. En cas de refus des nouveaux Prix des Services, le Client reste libre de résilier son Contrat dans les conditions de l’article 7.3.

Facturation et modalité de paiement

Le prix du Service et le prix du Paramétrage sont facturés dans les conditions détaillées dans le Contrat d’Abonnement. 

Chaque fin de mois, Lavido émet une facture qui devra être réglée dans un délai ne pouvant dépasser trente (30) jours date d’émission de facture.

Le règlement des factures s’effectue par prélèvement bancaire effectué à la date d’émission de la facture.

Défaut de paiement

Le défaut de paiement à échéance d’une facture, notamment dans l’hypothèse d’une impossibilité de prélever le montant facturé en tout ou partie, entraîne de plein droit la production d’intérêt au taux légal et après une mise en demeure adressée par courrier recommandé avec accusé de réception demeurée infructueuse plus de 8 jours :

  • la suspension immédiate de l’accès aux Solutions Applicatives pour tous les Utilisateurs inscrits par le Client ; dans ce cas pour avoir de nouveau accès aux Solutions Applicatives, le Client devra régler à Lavido l’intégralité des factures arrivées à échéance,
  • l’application d’un intérêt de retard égal au taux d’intérêt légal, majoré de trois points à compter du premier jour de retard ;
  • la facturation d’une indemnité forfaitaire de 40 €,
  • les frais bancaires et de gestion supplémentaires (suivi du recouvrement, frais d’huissier, courriers, frais téléphoniques de relance, frais bancaires dont représentation des rejets de prélèvement bancaire) ;
  • Lavido pourra résilier le Contrat si le compte du client est suspendu pour défaut de paiement du prix en notifiant sa volonté de résilier par courrier recommandé avec avis de réception si dans les trente (30) jours de la mise en demeure la situation n’a pas été régularisée et les intérêts, frais et pénalités réglés.

EVOLUTION DU SERVICE

Lavido se réserve le droit de faire évoluer librement les Services, notamment pour des raisons légales ou technologiques à sa seule discrétion, afin de créer de nouvelles fonctionnalités ou d’améliorer des fonctionnalités existantes. Toute modification des Services déjà souscrits par le Client est opposable au Client sans préavis à compter de sa mise en production et ou de sa communication par Lavido.

Le Client reconnaît que la conclusion du Contrat n’est pas conditionnée par la fourniture de nouvelles fonctionnalités et/ou nouveaux services dans le futur.

PROPRIÉTÉ

Propriété du client

Le Client est et demeure propriétaire de l’ensemble du Contenu qu’il télécharge ou remplit sur les Solutions Applicatives dans le cadre du Contrat.

Le Client accorde à Lavido le droit d’héberger, d’utiliser, d’afficher ou encore de traiter ses Contenus afin de fournir les Services conformément aux stipulations Contractuelles.

Le Client reconnaît qu’il est seul responsable :

  • de l’exactitude, l’intégrité, la qualité, la légalité, la fiabilité et le caractère approprié des Contenus 
  • de l’obtention de l’ensemble de droits inhérents aux Contenus et nécessaires à Lavido pour fournir les Services.

Propriété de Lavido

Lavido est et demeure titulaire de l’ensemble des droits de propriété ​intellectuelle relatifs aux Services mis à disposition du Client ou déclare avoir obtenu les droits de propriété intellectuelle nécessaires pour les exploiter.

En conséquence, l’ensemble des éléments qui composent les Services, qu’il s’agisse de leur structure, de leur apparence ou de leur contenu (notamment les bases de données, textes, textes graphiques, images animées ou non, sons, dessins, graphismes, logos, noms, marques, désignations, onglets, fonctionnalités, signes …) appartiennent à Lavido ou font l’objet d’une concession/licence de droits de propriété intellectuelle à son profit. Ils sont soumis aux dispositions du Code de la propriété́ intellectuelle et à ce titre, sont protégés contre toute utilisation non autorisée par la loi ou le Contrat. Par conséquent, toute utilisation de ces éléments par le Client et les Utilisateurs est soumise à l’accord préalable écrit de Lavido.

Le Client s’engage à n’utiliser les Services que dans le cadre de ses activités professionnelles. À ce titre, il s’interdit et reconnait ne pas être autorisé à permettre à un tiers, sans que cette liste ne soit limitative, de :

  • modifier, créer des œuvres dérivées, désassembler, décompiler, procéder à l’ingénierie à rebours, reproduire, re publier, télécharger ou copier tout ou partie des Services et leur documentation associée (y compris les structures de données ou de composants similaires) ;
  • accéder ou utiliser les Services afin de construire ou de fournir du support, directement ou indirectement, pour des produits ou services concurrents de Lavido ;
  • licencier, vendre, transférer, céder, distribuer, externaliser, permettre l’utilisation en temps partagé ou en service bureau, ou autrement exploiter commercialement ou rendre les Services disponibles, pour une tierce partie, autrement qu’expressément autorisé aux termes du Contrat.

Le Client garantit Lavido du respect par les Utilisateurs des droits de propriété intellectuelle de Lavido.

Garantie d’éviction

Lavido déclare et garantit :

  • que les Solutions Applicatives qu’il a développées sont originales au sens du Code français de la propriété intellectuelle,
  • qu’il est titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle qui lui permettent de conclure le Contrat.
  • Lavido déclare et garantit que les Solutions ne sont pas susceptibles de porter atteinte aux droits des tiers.

CONFIDENTIALITÉ

Sous réserve des stipulations de l’article 16.8, les Parties s’engagent mutuellement à la plus stricte confidentialité concernant les informations qu’elles seraient amenées à connaître dans le cadre de l’exécution du Contrat, de l’accès et de l’utilisation des Solutions Applicatives et des Services. Les Parties s’engagent notamment pendant toute la durée du Contrat et une durée de cinq (5) années suivant la résiliation de l’accès du Client aux Solutions Applicatives à :

  • ne divulguer à quiconque aucune des informations sauf accord écrit de l’autre Partie, à moins que la divulgation ou l’utilisation d’une information soit rendue obligatoire en application d’une loi, d’un règlement ou d’une décision judiciaire ou administrative ;
  • ne pas utiliser les informations dans un autre but que l’exécution et la réalisation du Contrat et des Services. Une information pourra, par conséquent, être divulguée par l’une des Parties à ses employés, dirigeants, collaborateurs et sous-traitants affectés à l’exécution du Contrat et des Services
  • restituer toutes les copies des documents et supports contenant des informations confidentielles de l’autre Partie, dès la fin du Contrat, quelle qu’en soit la cause.

Le présent engagement de confidentialité ne s’applique pas aux informations qui sont ou seront ultérieurement entrés dans le domaine public, autrement que par une violation de la présente clause, ou en possession de la Partie destinataire avant qu’elles ne soient communiquées par la Partie émettrice.

OBLIGATIONS

Obligations de Lavido

Lavido s’engage à mettre en œuvre les moyens humains et matériels appropriés pour exécuter les obligations contractuelles à sa charge.

Lavido est seul responsable de la maintenance corrective et évolutive des Solutions Applicatives.

Lavido s’oblige de même à apporter aux Solutions Applicatives les évolutions nécessaires pour que celui-ci reste constamment conforme aux standards du marché et à l’état de l’art.

Lavido s’engage à procéder à des sauvegardes régulières des Données.

Lavido s’engage à préserver l’intégrité et la confidentialité des Données communiquées par le Client, que ce soit au cours de leur transmission ou pendant leur hébergement.

Le client est averti des aléas techniques inhérents à Internet et des interruptions d’accès qui peuvent en résulter.

Lavido ne sera tenu responsable des éventuelles indisponibilités ou ralentissements des Services.

Les Services peuvent être occasionnellement suspendues en raison d’interventions de maintenance nécessaires au bon fonctionnement des serveurs. Lavido ne pourra être tenu responsable de l’impact éventuel de cette indisponibilité sur les activités du Client.

Lavido n’est pas en mesure de garantir la continuité des Services, exécutés à distance via Internet, ce que le client reconnaît.

Obligations du Client

Le Client s’engage à respecter les conditions d’utilisation des Solutions Applicatives qui sont indiquées dans la Documentation, ainsi que toute instruction donnée par Lavido.

Il appartient au Client de s’assurer sous sa responsabilité de l’exactitude et de la complétude des Données transmises. Le client est seul responsable de la qualité, de la licéité, de la pertinence des Données et Contenus qu’il transmet aux fins d’utilisation des Solutions Applicatives. En conséquence, Lavido se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des Données et/ou Contenus aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client.

Le Client garantit Lavido à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des Contenus et messages diffusés et/ ou téléchargés via les Solutions Applicatives. Le Client demeure le seul propriétaire des Données. 

Le Client s’engage à ne permettre l’accès aux Solutions Applicatives qu’aux Utilisateurs autorisés de son personnel ou clients habilités et identifiés dans le logiciel. Il veillera en particulier à préserver la confidentialité de ses identifiants. 

Il appartient au Client :

  • de s’assurer de l’adéquation des Solutions Applicatives à ses besoins, notamment au regard de sa documentation ;
  • de disposer de la configuration appropriée, notamment en ce qui concerne les matériels, logiciels, réseaux, terminaux, connexions, câblages, conformément aux prérequis détaillés article 4.1.

Le Client s’engage à ce que chaque Utilisateur respecte le présent Contrat et les Conditions générales de vente et d’utilisation des Solutions Applicatives mentionnées dans le Contrat, et s’engage à s’assurer que l’utilisation qu’il fait et que les Utilisateurs font des Contenus et des Solutions Applicatives soient conformes aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

En cas de non-respect de ses obligations par le Client ou ses Utilisateurs, Lavido se réserve le droit de suspendre de plein droit et sans préavis l’accès aux Services et à résilier le Contrat dans les conditions détaillées à l’Article 7.3, sans qu’aucune indemnité ne soit due au Client.

RESPONSABILITÉ

LAVIDO est soumis à une obligation de moyens ce que les parties déclarent expressément accepter. LAVIDO ne pourra être tenu comme civilement responsable envers le client ou des tiers de quelconque dommage découlant de l’utilisation du logiciel, et notamment consécutif à une information inexacte ou incomplète, une erreur d’indexation, un retard ou une absence de contenu ou de mise à jour. Cependant et à titre dérogatoire, LAVIDO est tenu d’une obligation de résultat dans le respect des conditions contractuelles portant sur la conservation et la disponibilité des données et la réversibilité des données.

Le client est responsable de l’adéquation du logiciel à ses besoins qu’il utilise sous sa direction, son contrôle et sa responsabilité et reconnaît avoir reçu de LAVIDO toutes les informations nécessaires lui permettant d’apprécier l’adéquation du logiciel à ses besoins et s’engage à l’utiliser en conformité avec le présent contrat.

Chacune des Parties reconnaît que les données circulant sur Internet ne sont pas protégées contre des détournements éventuels. La communication de mots de passe, codes confidentiels, et plus généralement de toute information à caractère sensible est effectuée par le client à ses risques et périls.

LAVIDO n’est pas responsable du fait des données transmises par le client ni d’un usage non conforme du logiciel par ce dernier.

LAVIDO ne pourra en aucune façon être tenue responsable d’un quelconque dommage indirect, de quelque nature que ce soit ce que le Client accepte. Sont notamment considérés comme des préjudices indirects la perte de chiffre d’affaires, de chance de réaliser un profit ou d’affaires, atteinte à l’image, dépenses de remplacement ou conservatoires, charges induites, récupération, reconstitution et installation de données, mise en cause par un tiers de la responsabilité du Client, d’un membre de son personnel salarié ou indépendant ou de toute personne dont le Client répond, toutes pénalités et amendes imposées par une autorité et plus généralement tout dommage de même nature.

LAVIDO ne pourra en aucune façon voir sa responsabilité engagée pour des dommages consécutifs à la survenance d’un cas de force majeure ou d’un cas fortuit.

Le Client accepte que la responsabilité de LAVIDO soit limitée aux sommes facturées et payées par le client, plafonnées à une durée de 12 mois, à la date de survenance du dommage et tous dommages confondus. Conformément aux dispositions de l’article 1231-5 du Code civil la limitation de responsabilité de LAVIDO reflète l’équilibre recherché par les Parties et le partage de risques accepté de part et d’autre.

ASSURANCE

Lavido a souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant l’ensemble des dommages qui pourraient survenir à l’occasion de l’exécution du Contrat et s’engage à la maintenir à jour.

Lavido s’engage à communiquer tout justificatif au Client dans l’hypothèse où ce-dernier lui en ferait la demande expresse.

DONNÉES CLIENT

Données personnelles

Les dispositions relatives à la protection des Données Personnelles sont décrites dans l’Annexe 1 « Sous-traitance des données personnelles ».

Localisation des données Client

L’hébergement des données est décrit à l’article 6.2.1.

Restitution des données Client

Lavido s’engage à mettre en œuvre la restitution des Données du Client conformément à l’article 11 des présentes et à l’annexe RGPD signée par le Client au titre du rapport de responsable de traitement à sous-traitant qui les lie.

Utilisation des données Client

Le Client est et demeure propriétaire des Données Client.

Le Client accepte expressément que Lavido collecte, conserve, utilise et soit susceptible d’analyser ou traiter les Données Client et informations obtenues dans le cadre de l’exécution du Contrat, directement ou en faisant appel à ses sous-traitants, notamment aux fins suivantes :

  • Réalisation de l’objet du Contrat, et notamment fourniture du Service ;
  • Amélioration et enrichissement du Service et/ou des offres et produits ;
  • Mise en place de nouveaux services, offres, ou fonctionnalités ;
  • Diffusion de messages publicitaires ou marketing, y compris par les partenaires de Lavido ;
  • Respect des obligations contractuelles et légales de Lavido.

Lorsque les Données Client sont agrégées pour faire l’objet d’analyses, Lavido s’engage à mettre en place les mesures appropriées afin que les résultats de ces analyses ne permettent pas d’identifier le Client ou les Utilisateurs. Lavido est titulaire des droits de propriété intellectuelle portant sur ces analyses et leurs résultats.

DIVERS

Force majeure

Aucune des deux parties ne pourra être tenue responsable de l’inexécution, des manquements ou des retards pris dans l’exécution de l’une ou quelconque de ses obligations qui seraient dues au fait de l’autre partie ou à la survenance d’un cas de force majeure.

La force majeure suspend les obligations nées du présent Contrat pendant toute la durée de son existence.

Toutefois, si la force majeure devait perdurer plus de trente (30) jours, il pourrait être mis fin au présent Contrat par l’une ou l’autre des parties, sans que cette résiliation puisse être considérée comme fautive. La résiliation, dans une telle hypothèse, devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception et prendra effet à la date de réception de ladite lettre.

Indépendance des parties

Chacune des Parties est une personne morale juridiquement et financièrement indépendante, agissant en son nom propre et sous sa seule responsabilité. Le Contrat ne constitue ni une association, ni un mandat donné par l’une des Parties à l’autre. Chaque Partie s’interdit en conséquence de prendre un engagement au nom et pour le compte de l’autre Partie, à laquelle elle ne saurait en aucun cas se substituer.

Intégralité du contrat

Le Contrat contient l’intégralité des obligations des Parties.

Les stipulations du Contrat annulent et remplacent toutes propositions, accords ou protocoles et prévalent sur toute autre communication entre les Parties qui pourrait se rapporter au Contrat.

Aucune indication, aucun document, ne pourra engendrer des obligations non comprises dans le Contrat, s’ils n’ont fait l’objet d’un avenant signé par les Parties.

Les Parties conviennent que les annexes et avenants ultérieurs éventuels font partie intégrante du Contrat.

Cession, sous-licence

Le Contrat étant conclu intuitu personae, le Client ne peut en aucun cas céder, sous licencier, vendre ou transférer les droits découlant du Contrat, sous quelque forme que ce soit, sans l’accord préalable et écrit de Lavido. Lavido pourra librement et sans formalité, céder ou transférer de quelque manière que ce soit tout ou partie du Contrat à tout tiers de son choix, sous réserve de l’engagement de ce tiers d’assurer l’exécution des obligations incombant à Lavido aux termes du Contrat. A compter de la notification écrite de la cession du Contrat au Client, Lavido sera intégralement libérée de ses droits et obligations au titre du Contrat et ne pourra être tenue solidairement responsable de son exécution par le tiers cessionnaire.

Lavido peut également librement sous-traiter tout ou partie de l’exécution des Services.

Titre des articles du Contrat

Les titres des articles du Contrat sont insérés dans le seul but d’en faciliter la référence et ne peuvent être utilisés pour donner une interprétation à ces articles ou en affecter la signification.

Par conséquent, en cas de difficulté d’interprétation entre l’un quelconque des titres et l’une quelconque des clauses constituant le Contrat, le contenu de la clause prévaudra.

Nullité

Si l’une des stipulations du Contrat s’avérait nulle au regard d’une règle de droit en vigueur ou d’une décision judiciaire devenue définitive, elle serait alors réputée non écrite, sans pour autant entraîner la nullité Contrat ou de toute autre stipulation du Contrat.

Non-renonciation

Le fait pour l’une des Parties de ne pas se prévaloir d’un droit qu’elle détient au titre des Conditions Générales ne saurait être interprété pour l’avenir comme une renonciation à ce droit.

Références

Dans le cadre de l’exécution du Contrat, les Parties conviennent que Lavido pourra mentionner la dénomination sociale et/ou le nom commercial du Client et reproduire les marques et logos de ce-dernier à titre de référence sur tous supports de communication, notamment sur ses sites internet.

En conséquence, le Client concède à Lavido une licence non-exclusive d’utilisation de ses marques, logos, dénomination sociale et nom commercial à des fins de référencement public de ses clients.

Non-sollicitation de personnel

Chacune des Parties renonce à engager ou à faire travailler, directement ou par personne interposée, tout salarié de l’autre Partie, sans accord exprès et préalable de cette dernière. Cette renonciation est valable pendant toute la durée du Contrat et pendant les 12 (douze) mois qui suivront sa cessation.

Dans le cas où l’une des Parties ne respecterait pas cette obligation, elle s’engage à dédommager l’autre Partie en lui versant immédiatement et sur simple demande, une somme forfaitaire égale à six (6) fois la rémunération brute mensuelle du salarié au moment de son départ.

DROIT APPLICABLE

Le Contrat est soumis au droit français, à l’exclusion de toute autre législation.

Toute difficulté relative à l’interprétation ou à l’exécution du Contrat relèvera de la compétence exclusive des tribunaux de Nîmes, y compris dans le cas d’un appel en garantie, d’une pluralité de défendeurs ou d’une procédure en référé.

ANNEXE 1

Sous-traitance des données personnelles

Dernière mise à jour 8 juin 2021

OBJET

Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles Lavido s’engage à effectuer pour le compte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après. 

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après, « RGPD »). 

Le client est responsable de traitement, et LAVIDO est sous-traitant, au sens de l’article 4 alinéas 7 et 8 du RGPD.

DESCRIPTION DU TRAITEMENT FAISANT L’OBJET DE LA SOUS-TRAITANCE

Lavido fournit un « service hébergé » en mode « SAAS ». Ce service inclut à la fois l’hébergement des données dans un datacenter, et les applications permettant d’accéder et de traiter ces données au moyen de logiciels informatiques, de navigateurs internet ou d’applications mobiles. 

Chaque « utilisateur » dispose d’un ensemble de permissions lui permettant d’accéder aux données le concernant, de manière sécurisée. 

Lavido est autorisée à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir les services suivants : 

  • Des traitements informatiques pour l’organisation du travail ; 
  • La mise à disposition d’applications en ligne 
  • L’hébergement des données et des applications 

La nature des opérations réalisées sur les données est, en particulier : 

  • La création de planning  
  • La gestion du personnel 
  • La génération de documents tels que feuille de temps 
  • La prise en compte de demandes de congés, d’absences etc. 

Les finalités du traitement sont : 

  • Une aide au respect des contraintes légales, réglementaires, des conventions collectives et des règles de l’entreprise 
  • Un gain de temps et une meilleure productivité des équipes 
  • Une assistance à l’organisation du travail 
  • Une meilleure prise en compte des préférences des salariés 

Les données à caractère personnel traitées sont : 

  • Toutes données relatives aux employés, nécessaires dans le cadre de la gestion du travail, des plannings, des rémunérations et autres obligations administratives ; 
  • Les horaires et les lieux de travail. 

Les catégories de personnes concernées sont les employés. 

Pour l’exécution du service objet du présent contrat, le responsable de traitement met à la disposition du sous-traitant les informations nécessaires suivantes : 

  • Les données nécessaires à ces traitements ; 
  • Les coordonnées de contacts administratifs et de leurs droits à accéder, modifier ou supprimer ces données ;  
  • Les informations relatives à la convention collective, et autres règles organisant la gestion du personnel.  

DURÉE DU CONTRAT

La durée de ce contrat est précisée dans le contrat principal auquel ce contrat de sous-traitance au sens du RGPD est annexé.

OBLIGATIONS DU SOUS-TRAITANT VIS-À-VIS DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Lavido s’engage à :

  1. Traiter les données uniquement pour les seules finalités qui font l’objet de la sous-traitance ;
  2. Traiter les données conformément aux instructions documentées du responsable de traitement.

Si Lavido considère qu’une instruction constitue une violation du RGPD ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le responsable de traitement. Lavido ne procédera pas au transfert de données hors de l’Union Européenne (ou d’un pays appartement à l’espace de sécurité Européen), ni à une organisation internationale. 

Les instructions documentées du responsable de traitement sont en particulier constituées par les options de configuration et les paramétrages qu’il a choisis dans les applications.

  1. Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat
  2. Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat :
  • S’engagent à respecter la confidentialité  
  • Reçoivent la formation nécessaire en matière de RGPD
  1. Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut
  2. Sous-traitance (autorisation générale)

Lavido est autorisé à faire appel à OVH pour l’hébergement et la mise en ligne des applications et des données dans un datacenter adapté. 

Lavido peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques ou changer d’hébergement. Dans ce cas, il informe préalablement et par tout moyen écrit le responsable de traitement des changements envisagés pour l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit indiquer les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le responsable de traitement dispose d’un délai minimum de 30 jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance peut être effectuée si le responsable de traitement n’a pas émis d’objection pendant ce délai. 

Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du responsable de traitement. Il appartient à Lavido de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, Lavido demeure responsable devant le responsable de traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.

  1. Droit d’information des personnes concernées

Il appartient au responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

  1. Exercice des droits des personnes

Dans la mesure du possible, Lavido doit aider le responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées. Cette aide peut être apportée par des fonctionnalités adaptées dans les outils d’administration du logiciel. Elle vise à répondre aux droits d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). 

Ces droits des personnes peuvent être limités par des obligations réglementaires ou autres motifs licites prévus par le RGPD. 

Le responsable de traitement reçoit et traite en direct les demandes adressées par les personnes concernées. En cas de nécessité ou si le responsable de traitement ne dispose pas des moyens techniques de satisfaire les demandes légitimes, Lavido doit y répondre, en son nom et pour son compte, dans les délais prévus par le RGPD, s’agissant des données faisant l’objet de la sous-traitance prévue par le présent contrat.

  1. Notification des violations de données à caractère personnel

Lavido notifie au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance, et par tout moyen adapté. 

Après accord du responsable de traitement, Lavido notifie à l’autorité de contrôle compétente (la CNIL), au nom et pour le compte du responsable de traitement, les violations de données à caractère personnel dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques. 

La notification contient au moins : 

  • la description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ; 
  • le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d’un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ; 
  • la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ; 
  • la description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives. 

Si, et dans la mesure où il n’est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, les informations peuvent être communiquées de manière échelonnée sans retard indu. 

Le responsable de traitement notifie la violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais, lorsque cette violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne physique. 

La communication à la personne concernée décrit, en des termes clairs et simples, la nature de la violation de données à caractère personnel. Elle contient les mêmes informations minimales que la notification à la CNIL

  1. Aide du sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obligations

Lavido aide le responsable de traitement – pour la partie la concernant – à la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données. 

En cas de besoin, Lavido aide le responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

  1. Mesures de sécurité

Lavido s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles qui sont décrites dans son PIA et ses fiches de traitement. Ces mesures garantissent un niveau de sécurité adapté au risque et peuvent comporter, entre autres :  

  • la pseudonymisation et le chiffrement de données à caractère personnel 
  • les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et des services de traitement; 
  • les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données  et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique; 
  • des procédures de tests
  1. Sort des données

Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, Lavido s’engage à, selon les modalités prévues au contrat : 

  • détruire toutes les données à caractère personnel, ou  
  • fournir les données à caractère personnel puis les détruire, ou  
  • transférer les données à caractère personnel au sous-traitant désigné par le responsable de traitement avant de les détruire 

Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information. Une fois détruites, Lavido doit justifier par écrit de la destruction. 

Lavido pourra éventuellement proposer une option d’archivage, à la demande du responsable de traitement, entre la restitution et la destruction. Le prix de cette option n’est pas inclus dans le contrat de base par défaut. Cet archivage devra alors disposer alors du même niveau de sécurité que le dispositif actif.

  1. Délégué à la protection des données

Lavido et le responsable de traitement se communiquent le nom et les coordonnées de leur délégué à la protection des données.  

Au 1er janvier 2021, le délégué à la protection des données de Lavido est : 

Benoît Sarton, 1bd Gambetta, 30100 Alès  (benoit.sarton@bsi.fr) 

Il est enregistré à la CNIL sous le numéro 89608

  1. Registre des catégories d’activités de traitement

Lavido déclare avoir réalisé une étude d’impact (PIA), et tenir un « Registre de sous-traitance » dédié aux catégories d’activités de traitement effectuées pour le responsable de traitement (art.30-2 du RGPD).

  1. Documentation

Lavido met à la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de ses obligations.

OBLIGATIONS DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT VIS-À-VIS DU SOUS-TRAITANT

Le responsable de traitement s’engage à :

  1. Fournir au sous-traitant les données visées au II des présentes clauses
  2. Documenter par écrit toute instruction spécifique concernant le traitement des données par Lavido
  3. Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD afin de répondre aux exigence de la chaîne de conformité de bout en bout
  4. Signaler toute caractéristique du logiciel qui lui semblerait présenter un risque ou pouvoir faire l’objet d’une amélioration au sens du RGPD